包袋／紙書類の電子化サービス
特許包袋の電子化(PDF化)サービスはお任せ下さい！
特許包袋を扱って45年。
日本アイアールは多くのお客様から信頼される包袋サービスを提供して参りましたが、近年は包袋の電子化(PDF化)サービスのご要望が増えています。
包袋の多くは特許庁のWEBサイトから閲覧できるようになったとはいえ、多くの包袋資料は社内のキャビネットで保管されているという方が多いのが現実のようです。しかし、包袋資料が紙のままでは色々と支障も出てきています。
包袋資料を紙で保管するデメリット
・包袋を保管するため、無駄に社内オフィスのスペースが必要となる。
・包袋を探すための時間がもったいない。
・遠隔地にいるメンバーは別の拠点にある包袋を取り寄せるのに時間がかかる。
・特許管理システムと連携する場合、包袋の紐付けに時間がかかる。
具体的な例
一般的なキャビネットサイズは880mm×400mm。通路を考慮すると1キャビネットあたり1.5m2程になります。
仮に坪単価2万5000円で賃貸されているスペースにキャビネットを置いたとすると、1つのキャビネットで毎月約11,000円もの賃貸料が発生していることになります。
包袋を紙で維持するだけでこれだけの費用負担が発生しています！！この費用を別の予算に回した方が効果的です。
また、包袋を電子化すると以下のようなメリットがあります。
包袋電子化のメリット
・社内の保管場所が不要になるため、場所の節約になる。
・社内のサーバーやネットワークを利用して素早く包袋を探すことが出来る。
・遠隔地のメンバーも素早く包袋を閲覧することが出来る。
・特許管理システムとの連携も可能！案件ごとの管理が容易になる。
※弊社特許管理システムMASYSとの連携にも対応しております。
ここが違う！アイアールの包袋電子化(PDF化)サービス
1．特許包袋のプロがスキャンするから、正確なスキャニングが可能。
包袋の区切り目を素早く正確に把握できるので、日本アイアールのスキャンサービスで
お客様に最も評価頂いているサービスです。
2．スキャンしたPDFにはインデックスを付与。HTML形式でインデックス化することも可能です。
HTML形式にした場合、社内のイントラなどから簡単に閲覧できるようになります。
3．作業後に追加される包袋も電子化致します。
電子化作業完了以降に弊社で包袋をご依頼頂く場合、同じファイル形式で電子化して納品致します。
お客様が電子化する手間が省けるために大変好評を頂いているサービスです。
4．OCRで読み取ることにより、テキスト検索にも対応させることが出来ます。（オプションで別料金となります）
閲覧、管理し易い納品形式
標準的なフォルダ形式（ご希望のフォルダ構成に応じて、PDFファイルを格納）の他、HTML形式、PDFの「しおり」を活用する形式など、様々な納品形態に対応いたします。
特許管理システムMASYSを絡めた特許管理体制構築もOK
特許包袋に紐付く特許案件の管理はMASYS-PA、契約書はMASYS契約書管理システムを利用することでさらに効率的なドキュメント管理を実現することが出来ます。単なるスキャン業者には決して出来ないアイアールならではのサービスです。
→特許管理ソフトMASYSについてはこちらをご参照下さい。
現行の特許管理からの移行も含めて適切なアドバイスをさせて頂きます。
包袋電子化の流れ
1．お客様の現状の保管方法、ご希望の保管方法をヒアリング致します。
↓
2．ご希望の保管方法を提案し、サンプルを提示いたします。
↓
3．作業方針に関する計画書、お見積りをさせて頂きます。
（この段階で、電子化作業後の運用管理方法について、十分にお打合せさせて頂きます。）
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4．スピーディー、正確に作業
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5．作業完了報告書を作成致します。
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6．ご希望のお客様は書類の溶解処理、証明書を発行致します。
